Festpreis oder Stundensatz? Wie Agenturen und Shopware-Freelancer Projekte fair kalkulieren
Die Frage kommt fast immer zu früh. Eine Agentur will ein Shopware-6-Projekt vergeben, der Freelancer soll eine Hausnummer nennen — und beide Seiten wissen zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht genau, was gebaut werden soll. „Festpreis oder Stundensatz?" ist deshalb selten eine reine Preisfrage. Es ist eine Frage danach, wer das Risiko des Unbekannten trägt. Wer das versteht, wählt das Modell nicht aus Gewohnheit, sondern passend zum konkreten Projekt.
1. Worum es eigentlich geht: Risiko, nicht Preis
Jedes Abrechnungsmodell verteilt ein und dasselbe Risiko nur unterschiedlich: das Risiko, dass ein Projekt aufwendiger wird als gedacht. Beim Festpreis liegt dieses Risiko vollständig beim Dienstleister — er garantiert ein Ergebnis zu einem Preis und trägt jede Fehleinschätzung selbst. Beim Stundensatz liegt es beim Auftraggeber, der jede zusätzliche Stunde bezahlt. Keines der Modelle ist per se fairer. Fair wird es, wenn das Risiko bei der Seite landet, die es besser einschätzen und steuern kann. Genau das ist der Maßstab, an dem sich die ganze Diskussion entscheidet — nicht die Frage, welcher Stundensatz auf der Rechnung steht.
2. Festpreis: planbar, bis sich der Scope bewegt
Ein Festpreis gibt beiden Seiten Sicherheit — die Agentur kann gegenüber ihrem Endkunden kalkulieren, der Freelancer kennt seinen Umsatz. Das funktioniert hervorragend, solange der Leistungsumfang wirklich feststeht. In der Shopware-Praxis ist das fast nur bei klar abgegrenzten Aufgaben der Fall: ein Plugin mit definierter Funktion, eine Theme-Anpassung mit fertigem Design, eine Migration mit bekanntem Datenbestand. Der Haken zeigt sich beim ersten „Können wir nicht noch schnell…". Jede Änderung am Scope sprengt die Kalkulationsgrundlage, und plötzlich verhandeln beide Seiten über Change Requests statt über Code. Wer Festpreis anbietet, muss deshalb diszipliniert sein: Der Umfang gehört schriftlich fixiert, idealerweise mit einer expliziten Liste dessen, was nicht enthalten ist. Ohne dieses Gegenstück wird der Festpreis zur Falle — der Dienstleister puffert das Risiko ein und ist trotzdem der Verlierer, sobald sich Anforderungen verschieben.
3. Stundensatz: ehrlich, aber erklärungsbedürftig
Abrechnung nach Aufwand — Time & Material — bildet die Realität von Softwareentwicklung am ehrlichsten ab: Gebaut wird, was gebraucht wird, bezahlt wird, was gebaut wurde. Für offene oder explorative Projekte ist das oft das einzig sinnvolle Modell, etwa wenn eine Schnittstelle zu einem unbekannten ERP angebunden wird oder die Anforderungen sich erst im Lauf der Arbeit klären. Der Preis dafür ist Vertrauen: Der Auftraggeber muss darauf bauen, dass die Stunden sinnvoll eingesetzt werden. Dieses Vertrauen verdient man nicht durch niedrige Sätze, sondern durch Transparenz — knappe, regelmäßige Statusberichte, nachvollziehbare Zeiterfassung und eine Schätzung vorab, auch wenn sie unverbindlich ist. Ein Stundensatzmodell ohne grobe Aufwandsprognose fühlt sich für die Agentur wie ein Blankoscheck an. Mit Prognose und sauberer Kommunikation wird daraus ein partnerschaftliches Modell, bei dem niemand pokern muss.
4. Der dritte Weg: Aufwand mit Kostendeckel
In der Praxis funktioniert für die meisten Shopware-Projekte ein Mittelweg am besten: Abrechnung nach Aufwand, aber mit einer vereinbarten Obergrenze („Capped Time & Material"). Der Freelancer schätzt einen Korridor — etwa „60 bis 80 Stunden" —, rechnet die tatsächlich geleisteten Stunden ab und garantiert, dass die Rechnung den Deckel nicht überschreitet, ohne vorher Bescheid zu geben. Das kombiniert die Ehrlichkeit der Aufwandsabrechnung mit der Planbarkeit des Festpreises: Wird das Projekt schneller fertig, zahlt die Agentur weniger; läuft es aus dem Ruder, kommt vor dem Deckel ein Gespräch statt einer Überraschung auf der Rechnung. Ähnlich gut eignen sich Retainer-Modelle für laufende Zusammenarbeit — ein festes monatliches Stundenkontingent für Wartung, kleinere Features und Support. Beide Varianten reduzieren den Verhandlungsaufwand pro Aufgabe drastisch, weil nicht jede Kleinigkeit neu bepreist werden muss.
5. Wie man ein Shopware-Projekt überhaupt schätzbar macht
Jedes Abrechnungsmodell steht und fällt mit der Qualität der Schätzung — und Shopware-Projekte sind notorisch schwer zu schätzen, weil viel Aufwand erst in der Tiefe sichtbar wird. Eine eigene Plugin-Entwicklung wirkt im Klick-Prototyp einfach, bis Administration, Storefront, Migrationen und Tests dazukommen. Eine Anbindung über die Store API hängt stark davon ab, wie sauber das Drittsystem auf der Gegenseite ist. Der wirksamste Hebel ist deshalb, das Projekt vor der Preisfrage in kleinere, abgrenzbare Pakete zu zerlegen. Drei Pakete à 20 Stunden schätzt man deutlich treffsicherer als ein Block von 60 Stunden, und unklare Teile lassen sich isoliert als Aufwand abrechnen, während der Rest zum Festpreis läuft. Wo das Risiko in einer einzigen Unbekannten steckt — meist eine Schnittstelle oder eine Datenmigration — hilft ein kurzer, separat beauftragter Spike: ein paar Stunden Analyse, an deren Ende eine belastbare Schätzung für den Rest steht.
6. Was beide Seiten vorher klären sollten
Unabhängig vom Modell entscheiden ein paar Punkte darüber, ob die Zusammenarbeit reibungslos läuft. Wer trägt das Risiko von Shopware-Updates und Fremd-Plugins, die während der Entwicklung brechen? Was passiert mit Stunden, die in das Einarbeiten in einen bestehenden, schlecht dokumentierten Shop fließen? Wie werden Bugs nach Abnahme behandelt — Gewährleistung oder neuer Auftrag? Und ganz praktisch: In welchem Takt wird abgerechnet, damit der Freelancer nicht drei Monate in Vorleistung geht? Diese Fragen kosten im Vorfeld eine halbe Stunde Gespräch und ersparen später wochenlangen Ärger. Eine gute Faustregel für die Modellwahl: Je klarer die Anforderung, desto eher Festpreis. Je explorativer und schnittstellenlastiger das Projekt, desto eher Aufwand mit Deckel. Und für alles Wiederkehrende lohnt sich der Retainer, weil er die größte versteckte Kostenstelle eliminiert — das ständige Neuverhandeln.
7. Fazit: Das Modell folgt dem Projekt, nicht der Gewohnheit
Es gibt kein grundsätzlich richtiges Abrechnungsmodell — es gibt nur eines, das zum jeweiligen Projekt und seinem Risikoprofil passt. Der häufigste Fehler ist, aus Bequemlichkeit immer dasselbe zu nehmen: Agenturen drücken pauschal auf Festpreis, Freelancer rechnen reflexhaft nach Stunden. Wer stattdessen kurz fragt, wo im konkreten Projekt das Unbekannte sitzt und wer es am besten steuern kann, landet fast automatisch beim sinnvollen Modell. Klar abgegrenztes Plugin zum Festpreis, offene Schnittstelle nach Aufwand mit Deckel, laufende Pflege im Retainer. Diese Differenzierung ist kein Zeichen von Unsicherheit, sondern von Professionalität — und sie ist der Unterschied zwischen einer Zusammenarbeit, die nach dem ersten Projekt endet, und einer, die über Jahre trägt.
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